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最近では複合機を導入する企業が増えてきています。
また、複合機も多種多様となっており、各メーカーからいろいろなものが販売されています。その価格もお手軽なものから、かなり高性能で高価なものまで、さまざまな種類があります。

そのため、企業だけではなく、個人の方やさらには個人事業主の方でも、手軽に導入することができるようになっています

例えば、今まで個人事業で行っていたものを法人化して、業務を拡大したいとのことで、複合機を導入するといったことがあります。
そのような場合では、コピー機などの事務機器(ファミリーコピー)から、本格的な複合機を導入しネットワークにも対応したものにしたい、といったことも可能にしてくれるのです。

これまで使っていたファミリーコピーとは異なり、法人化した場合には、複合機や電話も併せてリース契約することもできます。

複合機を初めて導入する際には、いきなり業者に、「今すぐ導入したい」ということを伝えることは、賢い方法ではありません。
どれを導入してよいのかわからない場合、「高性能でなくてもいいので、どれかお勧めの機種を2~3提案してほしい」と依頼してみましょう。
そして、併せて見積もりも数パターンお願いしておくとよいでしょう。

依頼業者は慎重に選びましょう

複合機の提案や見積もりを業者に依頼する際、いくつかの業者に見積もりを依頼します。

そして、その見積もり内容や対応の仕方に、注意しておくとよいでしょう。
というのも、複合機を導入すれば、リースにすればもちろんのことですが、今後何年もお付き合いする可能性が高いからです。

リースにしない場合でも、修理などのメンテナンスやトナーなどの消耗品を頼むことになるということも考えられます。
ですから、複合機を頼む業者が、「本当に信頼できる会社」なのかを調べてみることも重要だといえます。

中途半端な気持で、とにかく安く導入できて使えたらどれでもいい、といった気持ちで複合機を導入してしまうと、後から余計に経費がかかったり、困ったことになる可能性もありえることです。

複合機は便利で使い勝手が良く、一台で賄えるのはとても便利です。
ですから、複合機の導入も慎重に検討して、最低でも5年間はうまく付き合っていきたいですね。


複合機の導入目的は明確にしましょう

現在では、オフィスのIT化とネットワーク化が進み、オフィスワーク、中でもドキュメントの扱い方は大きく変わってきています。

というのも、ドキュメント類が「紙」から「ファイル」へと形を変えているからです。
そして、その形を変えたファイルを、必要に応じて紙に出力するプリンタや紙のドキュメントをファイルに変換するスキャナの利用頻度は、ますまず増えてきています。

しかし、それとは反対に、ドキュメントを紙の状態で扱うコピー機やファックスは、以前より役目が少なくなってきているようです。
かといって、コピー機やファックスの機能も当然必要です。

そこで、カラープリンタとスキャナとしての機能を持ち合せ、必要な時にはコピー機やファックスとしても使えるビジネス向けの複合機は、現代のオフィスワークに必要不可欠の情報機器といえるのではないでしょうか。
特に、オフィススペースの有効活用とコスト削減が求められる小さなオフィスには、複合機は、なくてはならない最適なものでしょう。
 
しかし、そんな複合機を導入する際、高性能な複合機が必要な場合には、ランニングコストの高さから、導入を躊躇してしまうケースがあるようです。

また、企業がカラー複合機を導入する際、リースであれば、保守契約を結ぶことになります。
保守契約とは、プリントアウトを1枚する度に数円~十数円の「カウンター料金」をメーカーに支払わなければいけないといった内容の「カウンター料金による保守」となっています。

カウンター保守契約のメリットは、トナー交換のたびに料金を支払う必要がなく、定期的にメーカーの保守要員が複合機のメンテナンス作業に来てくれることです。
また、故障の際の保守要員の出張費用も不要となっています。
つまり、合理的に使った分だけ払うという仕組みであるとも言えます。
しかし、複合機の場合コピー機とは異なり、PCからプリンタ出力した際も、ファックスをプリントする際にもカウンター料金がかかるということになります。

このようなことも考えられることですので、複合機を導入する際には、目的を明確にして、目的にあったものを、用途に応じた導入方法を選ぶことが大切ではないでしょうか。


 

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